Datenschutzerklärung

Stand: Februar 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

2. Verarbeitete Daten und Zwecke

Die Rufpilot Voice Agent Plattform verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich zur Erfüllung der Dienstleistung. Nachfolgend finden Sie einen Überblick der verarbeiteten Daten:

2.1 Registrierungs- und Kontodaten

• E-Mail-Adresse: Zur Kontoverifizierung, Authentifizierung und Korrespondenz
• Name: Zur Identifizierung des Nutzers
• Unternehmen/Organisation: Kontextinformation für die Nutzung
• Passwort: Für die Authentifizierung (gehashed, nicht im Klartext gespeichert)
• Telefon: Für Kontakt und Verifizierung

2.2 Konfigurationsdaten von KI-Agenten

• System Prompts: Anweisungen für das Verhalten des KI-Agenten
• Agent-Einstellungen: Konfigurationen wie Sprache, Verhalten, Integrationen
• Knowledge Base Inhalte: Benutzerdefinierte Informationen für den Agenten

2.3 Anrufdaten und Kommunikationsinhalte

• Telefonnummern: Von Anrufern und angerufenen Personen (zur Verbindungsherstellung)
• Anrufmetadaten: Datum, Uhrzeit, Dauer, Anrufstatus
• Transkripte: Automatisch generierte Text-Transkriptionen von Anrufen
• Zusammenfassungen: KI-generierte Zusammenfassungen von Anrufen
• Sentiment-Analysen: Automatische Analyse der Gesprächstöne

2.4 Zahlungsdaten

• Rechnungsinformationen: Name, Adresse, Unternehmensdaten
• Abrechnungshistorie: Durchgeführte Transaktionen und Prepaid-Guthaben
• Zahlungsmittel: Werden ausschließlich durch Stripe verarbeitet (nicht bei uns gespeichert)

2.5 Technische Zugriffsdaten

• IP-Adresse: Zur Sicherheit und zum Missbrauchschutz
• Browser-Informationen: Gerätetyp, Betriebssystem, Browser
• Login-Protokolle: Zugriffszeitpunkte und Authentifizierungsereignisse
• Fehlerprotokolle: Technische Probleme und deren Häufigkeit

3. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Verarbeitung zur Erfüllung des Nutzungsvertrags
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen (z.B. Buchhaltung, Steuern)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Berechtigte Interessen (Sicherheit, Betrugsbekämpfung, technischer Support)
• Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO: Einwilligung für sensitive Daten (falls erforderlich)

4. Auftragsverarbeiter und Datenübermittlung

Wir nutzen externe Dienstleister zur Verarbeitung von Daten. Diese sind Auftragsverarbeiter gemäß DSGVO und verarbeiten Daten nur auf unsere Anweisung hin:

4.1 Microsoft Azure (KI-Services)

4.2 Hetzner (Server-Hosting)

4.3 Stripe (Zahlungsabwicklung)

4.4 firmensms.at (SMS-Versand)

5. Speicherdauer und Aufbewahrung

6. Datenschutz bei der Verarbeitung von Drittdaten

Wichtig: Wenn Sie die Rufpilot Plattform nutzen und dabei Daten von Dritten verarbeiten (z.B. Telefonnummern von Kunden, Anruferinformationen), sind Sie als Nutzer der Datencontroller und wir als Plattformbetreiber sind Auftragsverarbeiter.

byteSquad e.U. wird mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) abschließen.

7. Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte gegenüber byteSquad e.U.:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie können jederzeit Auskunft über Ihre verarbeiteten Daten fordern
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Unrichtige Daten können Sie korrigieren lassen
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können Löschung Ihrer Daten fordern (mit Ausnahmen nach Gesetz)
• Recht auf Einschränkung (Art. 18 DSGVO): Sie können die Verarbeitung beschränken lassen
• Recht auf Datenportabilität (Art. 20 DSGVO): Sie können Ihre Daten in strukturierter Form erhalten
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung widersprechen
• Recht auf Beschwerde: Sie haben das Recht, sich bei der Datenschutzbehörde zu beschweren

Um Ihre Rechte auszuüben: Kontaktieren Sie uns unter office@bytesquad.at oder nutzen Sie die Funktionen in Ihrem Dashboard.

8. Sicherheit und Verschlüsselung

Wir implementieren technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Daten zu schützen:

• Verschlüsselung von Daten in Übertragung (TLS/HTTPS)
• Verschlüsselung von sensiblen Daten in Ruhe (AES-256)
• Sichere Authentifizierung und Autorisierung
• Regelmäßige Sicherheitsaudits und Penetrationstests
• Zugriffskontrolle und Logging
• Mitarbeiterschulungen zum Datenschutz

Trotz aller Sicherheitsmaßnahmen können wir absolute Sicherheit nicht garantieren. Nutzer sind verantwortlich, ihre Login-Daten vertraulich zu behandeln.

9. Cookies und Tracking

Wir verwenden keine Marketing-Cookies oder Tracking-Technologien. Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies:

• Session-Cookies: Zur Aufrechterhaltung Ihrer Login-Session
• CSRF-Token: Zum Schutz vor Cross-Site-Request-Forgery-Angriffen

Diese Cookies sind für die Funktionalität der Plattform erforderlich und können nicht deaktiviert werden, ohne die Nutzung zu beeinträchtigen.

10. Datenschutzbehörden

Österreichische Datenschutzbehörde (zur Beschwerde):

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit ändern. Wesentliche Änderungen werden wir Ihnen per E-Mail oder durch deutliche Mitteilung auf der Plattform anzeigen. Ihre fortgesetzte Nutzung der Plattform nach Änderungen gilt als Akzeptanz der neuen Bedingungen.

12. Kontakt und Weitere Informationen

Für Fragen zum Datenschutz kontaktieren Sie bitte: